FAXや電話による受発注業務に課題を感じていませんか？スマートフォンで完結する受発注アプリなら、場所を選ばず効率的な業務運用が可能です。アナログな手作業をデジタル化することで、大幅な業務効率化が期待できます。

本記事では、受発注アプリの基本機能や導入メリット、選定ポイントから具体的な導入ステップまでを解説します。

受発注アプリの基本機能と、導入によって期待できるメリットを解説していきます。

 

受発注アプリの基本機能

受発注アプリは、注文管理・在庫管理・取引先管理を一元化できるシステムです。PC・スマートフォン・タブレットに対応し、外出先でも即座に受注情報を更新できます。こうしたリアルタイムアクセスの利便性は、店舗運営や製造ラインの調整を素早く行う際にも活かされ、総合的な業務効率の向上に貢献します。

 

導入で解決できる課題

従来のFAXや電話による受発注対応では、口頭のやり取りや手書きメモの入力ミスが頻発し、ヒューマンエラーを誘発しやすい問題がありました。受発注アプリを導入し、業務をデジタル化することで、注文内容の人手による確認や入力の負担が軽減されます。転記ミスや抜け漏れを大幅に減らし、効率化と業務品質の向上が実現可能です。
また、受発注アプリは、在庫管理と連動できるシステムが多いのも特徴です。発注数や在庫数がリアルタイムに同期されれば、欠品や過剰在庫といったリスクの対策にもつながるでしょう。結果として、受注から納品までのプロセスをスムーズに進められる環境が整います。

モバイル端末で活用できる受発注アプリは、その特性を活かした機動力や業務フローの改善が期待できます。ここでは、導入すべき主な理由を5つ挙げて解説します。

 

場所を選ばない柔軟な業務対応

受発注アプリは、店舗はもちろん取引先やイベントの現場など、どこからでもアクセスできる点が大きな強みです。外出時に新規注文が入っても、スマートフォンやタブレットで内容を即時に確認して発注処理ができるため、商機を逃しにくくなります。リモートワークや出張が頻繁な働き方にもフィットし、業務の停滞を最小限に抑えられます。

 

スピーディーな業務フローとコスト削減

FAXや書面・口頭による注文の場合、注文書をチェックして基幹システムに入力する、などの手間が少なからずかかっていました。受発注アプリを活用すれば、人手による確認・入力の手間が減るのはもちろん、注文データを基幹システムにスムーズに連携できるので、作業の遅延やミスを防ぐことができます。これにより、紙書類の印刷や保管、確認・入力の担当者の手間が減り、結果的に業務に関わるコストを削減できます。また、一元管理された注文データは、経営判断や会計処理のスピードアップにも寄与します。

 

ヒューマンエラーの最小化

FAXや電話では聞き間違いや伝言ミスが起こりやすく、入力作業を伴うと転記ミスのリスクも高まります。受発注アプリであれば、取引先が直接システムに入力する形になるため、ヒューマンエラー自体が大きく抑制されます。また、注文の承認フローやデータ修正の履歴を残す仕組みが備わっているアプリも多く、正確な業務記録を維持するためにも有効です。

 

リアルタイムでの在庫・受注状況把握

受注と在庫が連動した仕組みによって、注文が入ったタイミングで即座に在庫数が更新されます。これにより店舗スタッフや営業担当が最新の在庫数を把握でき、需要に合わせた経営判断や補充計画を迅速に行えるようになります。リアルタイム情報があることで欠品を未然に防ぎ、スムーズな顧客対応につなげられます。

 

ペーパーレス化による環境負荷軽減

注文書や納品書など、従来は紙ベースでやり取りされていた書類をデジタル化することで、印刷コストや紙資源の削減が可能になります。多くの企業が環境意識を高めている中で、ペーパーレス化は企業イメージの向上にもつながる取り組みです。書類の保管スペースが不要になり、情報をクラウド上で安全に一括管理できる点も大きな利点です。

数多くの受発注アプリが存在する中で、自社に最適なものを導入するにはいくつかのチェックポイントがあります。ここでは、アプリ選びの重要な観点を解説します。

 

自社のビジネス規模や取引先との連携に合った機能

アプリに搭載されている機能が、自社の業務フローに適しているかを見極めることが最重要です。取引先の数や扱う商品の種類が多い場合は在庫管理や価格設定を細かくカスタマイズできる機能が必要になるかもしれません。一方で小規模事業なら、シンプルな操作性やコスト面を重視することで、過剰な装備を避けるのが得策です。

 

サポート体制・操作性の確認

導入後にシステム障害が発生した場合や操作方法が分からなくなった際に、気軽に問い合わせできるサポート体制が整っているかどうかも重要なポイントです。また、アプリの操作性が複雑すぎると現場のスタッフや取引先が使いこなせず、導入効果が半減する可能性があります。ユーザーインターフェースの分かりやすさや、マニュアル・ヘルプ機能の充実度もしっかりチェックしましょう。

 

料金プランや無料トライアルの活用

月額料金や初期導入費用などのプランはアプリごとに異なるため、実際のコスト感を把握したうえで比較検討する必要があります。無料トライアル期間が設定されている場合は、実際の運用をシミュレーションしながら機能を試し、自社の要件や取引先の動向に合っているかを検証するとよいでしょう。こうした確認作業を経ることで、より精度の高い導入判断ができます。

業種ごとに抱える受発注の課題は異なりますが、アプリ導入により多くのケースで効率化が実現できます。ここでは、代表的な3つの業種を例に、その活用イメージを紹介します。

 

小売業

商品数が多い小売店では、在庫の変動が日々激しく、セール時期などでは集中して注文が入ることもあります。受発注アプリを導入することで、各店舗からの発注状況がリアルタイムで本部に集約され、適切な在庫補充や販売戦略が立てやすくなります。さらに、店舗での売れ筋商品を瞬時に把握し、最適なタイミングで在庫を投入できるため、機会損失の低減にも役立ちます。

 

製造業

製造業では、部品の在庫や生産ラインの稼働状況が受発注管理と密接に結びついているケースが多いです。アプリで受注情報をリアルタイムに反映させることで、部品の手配や生産計画を効率的に回すことができます。また、工場外や出張先からでも最新の生産スケジュールをチェックできるため、急な工程変更にも即座に対応できる点がメリットです。

 

卸売業

複数のメーカーや小売店を相手にする卸売業では、取引先ごとに価格や契約内容が異なる場合が多く、管理が煩雑になりがちです。受発注アプリの導入で取引ごとの単価設定や在庫割り当てなどが自動化され、人的ミスを減らしながら受注フローを一元的に管理できます。FAX注文が主流だった取引先でも、アプリを使うことで大幅にレスポンススピードがアップし、ビジネス全体の効率化につながります。

 

参考事例：花王グループカスタマーマーケティング様（Pittaly Order導入）

花王グループの販売機能と卸売機能を担う花王グループカスタマーマーケティング（以降KCMK）では、長年にわたり中小規模の取引先との受発注業務にFAXを使用していました。取引件数の多さに加え、手書き注文書の判読やシステムへの手入力によるミス、属人的な作業負荷が大きな課題となっていたのです。

こうした課題を解決するため、KCMKはユーザックシステムと共同で「Pittaly Order」の導入を決定。スマートフォンのカメラで商品バーコードをスキャンするだけで発注が完了するこのアプリは、現場の負担を最小限に抑えながら、受発注業務のデジタル化を実現しました。

2023年10月の試験導入からわずか2か月で250店舗に展開され、受発注ミスはゼロに。特にSKU数が多い化粧品などの発注において、数量単位の誤認防止機能が高く評価されました。KCMKは今後、全国1万店舗への展開を目指しており、流通業界全体のDX推進にも貢献しています。

＜最新情報＞2025年9月現在、KCMKのPittaly Orderによる受発注の運用は、4000店舗に展開が進んでいます。本事例について、詳細内容やご相談をご希望の方はお問合せフォームからお申込みください。

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事例全文はこちら→脱ファクス　DXのボトルネック、どう解消？花王グループに学ぶ、取引先とのペーパーレス推進法

Pittaly Orderは、従来のFAXや電話による注文書のやり取りを、スマホのバーコードスキャン機能を活用することで、誰でも簡単に発注業務を行えるよう設計された受発注システムアプリです。

 

発注側（小売店・取引先）は、無料でアプリをダウンロードし、商品のバーコードをスマホカメラで読み取って数量を入力するだけで発注は完了です。受注側（メーカー・卸売業者）は、Pittalyクラウドサービス上で受注データを一元管理し、リアルタイムで発注情報を受信できます。さらに、既存の基幹システムとの連携も可能なため、業務全体の効率化とミスの削減が期待できます。
1か月無料のトライアルは、本導入と同じ機能・サポートが受けられます。発注企業のアプリ利用料は無料、使うデバイスも使い慣れたスマホなので、FAXによる注文をスムーズにデジタル化できます。

実際に受発注アプリを導入するには、現状把握からテスト運用、本格稼働までの段階的なアプローチが必要です。スムーズな移行を行うためのステップを説明します。

 

Step1: 現状業務の課題整理

最初に行うべきことは、FAXや電話による注文の際にどのようなエラーや時間的ロスが発生しているかを洗い出すことです。受注ミスや在庫不足の原因をはっきりさせることで、アプリ導入によりどの程度改善を見込めるかを具体的にイメージできます。あわせて、現場スタッフや取引先の声も拾い上げると、より精度の高い課題整理が可能です。

 

Step2: 要件定義とアプリ選定

次に、自社と取引先が抱えている課題を解決するにはどのような機能が必要か、どの範囲で導入するかなどを要件定義します。アプリ選定では、無料トライアルや試用版があるサービスを中心に検討し、実際の操作感や担当者の意見を確認しましょう。機能面だけでなく、料金プランやサポート体制も合わせて検討し、複数の候補から最適なものを選び出します。

 

Step3: 導入計画の策定

アプリを本格導入する前に、導入スケジュールや担当者の役割分担、トレーニング計画などを具体的に設定します。特に取引先にもアプリを使用してもらう場合、使用方法を説明するタイミングや周知方法を検討する必要があります。また、現行システムからのデータ移行が必要な場合は、その移行計画も入念に立てておくとスムーズです。

 

Step4: システム設定とテスト導入

導入計画に従ってシステムの初期設定やカスタマイズを行い、一部の部署や取引先でテスト運用を始めます。テスト期間中は、受発注データの入力精度や操作性、サーバー負荷などを確認し、問題があればフィードバックを元に改善や調整を行います。実運用に近い形でチェックすることで、移行後のトラブルを最小限に抑えられます。

 

Step5: 本格運用と評価

テスト運用の結果をもとに最終的な設定を固定し、本格的に受発注アプリの運用を開始します。導入後は、管理者が定期的に業務効率の指標をモニタリングし、追加の課題や改善点を洗い出すことが大切です。取引先やスタッフからのフィードバックを取り入れることで、より使いやすく高い効果を得られるシステムに育てていくことができます。

受発注業務のデジタル化は、多くの企業にとって不可欠な取り組みとなっています。スマートフォンを活用したアプリ導入で、FAX受注のデジタル化やペーパーレス化を進めつつ、より正確で迅速な取引を目指しましょう。

受発注アプリは、業務プロセスの短縮やコスト削減に加えて、リモートワークなど多様な働き方にも効果的に対応できる手段となり得ます。機能やサポート体制を比較検討し、実際に試用してみることで自社に最適なサービスを選び出すことが大切です。導入後も継続的な運用改善を行いながら、ビジネス環境の変化に柔軟に対応できるシステムを構築しましょう。

 

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